Word格式和版式技巧(二)

十一、隐藏Word顶部的空白区域

在使用Word建立文档时，有时候文档内容较少，觉得文档顶部的空白区域很是碍眼，其实你完全可以让自己“眼不见心不烦”，你将鼠标指针指向水平标尺下方，可以看到指针变成一个白色的矩形方块，其中有两个黑色的小箭头，屏幕提示为“隐藏空白”，这时候单击鼠标左键就可以隐藏Word的空白区域了（此功能是Office XP的新增功能，当然它以后的版本也有此项功能）。

十二、将目录变为普通文字

用户在插入目录后，如果想做具体的修改是很困难的，因为整个目录是一个域，无法像修改普通文字那样进行编辑，解决的方法是：选中整个目录，按下“Ctrl+Shift+F 9”组合键，即可使目录变成普通文本，然后就可以尽情修改了。

十三、独立节　独立页

通过对文档分节，还可以实现文档中节内单独编页码。方法是：先将文档分节，将光标移到单独编页码的节内，单击“插入”菜单下的“页码”命令，单击“页码”对话框中的“格式”按钮，在“页码格式”对话框中的“页码编排”选项中选择“起始页码”单选钮，而不选择“续前节”。

十四、分栏排版每栏显示页码

在分栏排版时，要求每栏下面都有页码，下面以分两栏为例说明如何插入页码。

1、在第一页的第一栏左下角页脚处插入页码，左键选中页码，右键单击页码，在弹出式菜单中左键单击“切换域代码”，页码变成｛PAGE｝。

2、在｛PAGE｝中把PAGE删除。

3、在｛｝里插入“＝”，接着插入页码，最后插入“*2-1”，域代码变成｛＝1*2-1｝。

4、同理根据1、2和3在第一页的右下角插入，使域代码变成｛＝1*2｝

点击“预览”，域代码变成了页码，可以在页码前和后分别插入“第”和“页”。同理也可以插入页数，在页数前后分别插入“共”和“页”。

就功能本身而言，拼页也许是更好的方法，但关于域的技巧还是很难得的，毕竟现在用域的人不多。

十五、更换不同段落格式

一篇文章通常标题的格式与正文不同，如果想改变它们的格式，一般都要一段一段地改。但是在Word 2002（包括以后的版本）中，你可以很方便地将不同段落的段落、字体的设置更换掉，具体操作是：先选中其中一段的文字，单击“格式－显示格式”，在弹出的任务窗格中，第一栏“示例文字”处单击下拉箭头，选择“选择所有格式类似的文本”。你可以看到与这段文字相同格式的文本全都被选中了，接下来你就可以对其更改格式了。

十六、字定义印刷样式的页眉

印刷制品的页眉经常是章节标题加页数，十分漂亮，其实Word也可以达到这个功能。

1、插入页码：位置－页眉，对齐方式－外测；

2、分别在奇数页页眉和偶数页页眉插入域代码：STYLEREF“标题1”（其中“标题1”为你想使用的样式名称）；

3、通过制表位调节显示位置使其美观；

4、根据章节划分应用样式有，页眉自动显示相应的标题。

提示：如果你有双面打印机，那打印出的成品将和印刷品一样。

十七、在Word中实现字典式的页眉

字典每一页的页眉上除了注明页码外，还注明了该页的第一项和最后一项，在Word中使用域可以实现上述效果。首先，要将Word文档中的引用项目都设置成相同样式，然后在文档的页眉处适当位置分别插入两个“StyleRef”域。每个域都要指定所设置项目的样式，并且第二个域要带“\1”开关（不带“\1”表示从页面顶部开始开始查找第一个带有设置样式的项，带“\1”表示从页面底部开始查找第一个带有设置样式的项）。比如所设置的项目样式为“标题5”，那么插入的两个域应该为｛StyleRef　标题5｝和{ StyleRef　标题5　\1}。这样，当你打印此文档时，每一页的页眉上都将显示该页的第一项和最后一项。使用的时候注意先设置好样式。用类似的方法可以设置奇数页眉显示章标题，而偶数页眉显示节标题，如同很多正式出版印刷精美的书一样。

十八、复制Word格式又一法

复制文字和段落的格式都可以使用格式刷，但当段落较大时，这种方法就不大方便，下面的方法也许更加简便易行。

1、选择源格式段落（在选定段落的方法中，最快捷的当属在该段落的任意位置连续三次单击鼠表左键）；

2、按组合键Ctrl+Shift+V复制格式；

3、选择目标段落；

4、按组合键Ctrl+Shift+V粘帖格式

完成上述操作后，目标段落的所有格式与源段落格式相同。

如果仅仅单击目标段落使光标处于目标段落则只能复制段落格式；要同时复制字体格式，需要选中目标段落。我推荐的选中一个大段落的方法是，将光标移至段首，按下Shift+Ctrl+下方向键一次。

十九、目录是可以自动生成的

目录是文档中标题的列表。用户可以通过目录来浏览文档中讨论了哪些主题。如果Web创建了一篇文档，也可将目录置于Web框架中，这样就可以方便的浏览全文了。

用户可以使用Word中的内置标题样式和大纲级别格式来创建目录。如果想使用自己的标题格式，则可以应用自定义标题样式。若要用其它的选项来自定义目录，可使用域。例如，可以使用域来省略一部分目录的页码。在指定了要包含的标题之后，可以选择一种设计好的目录格式并生成最终的目录。方法是执行“插入”菜单上“引用”子菜单上的“索引和目录”命令，在弹出对话框中，选择“目录”选项卡。进行了相应的设置后，单击“确定”按钮就可以完成目录的插入了，在生成目录时，Word会搜索指定标题，按标题级别对它们进行排序列，并将目录显示在文档中。

二十、将样式传给其它文档

在Word 2000中，在某一文档中创建了几种样式后，如果想在其它文档中也使用其中的一种，可以用下面的方法。打开一个包含这些样式的文档，选择“格式”菜单中的“样式”命令，在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。在“管理器”对话框中，打开的文档中的一列样式会显示在左边，Normal.dot模板中的样式显示在右边。选择左边的样式，单击“复制”按钮，就将其添加到了右侧的列表中。在新建样式的对话框中，如果选择了添加到模板，则新建样式将自动添加到Normal模板。如果没有选中此项或打开了包含新样式的文档，则可用本方法复制和共享样式。除了样式外，也可以复制自动图文集、工具栏和宏。

二十一、将文档页横竖分开

许多人对Word文档的页面设置总是应用于整个文档，却不知道将它应用于插入点之后，更不知道它应用于某一节。孰不知这样自己给自己制造了多少麻烦，明明在一篇文档之中就可以使某些页的纸张方向为竖向，另外一些页的纸张方向为横向，只因为不知道用分节法，却在实现横向纸和竖向纸并存的文档时使用了两个文档（一个纸张为横向。一个纸张为竖向）。

其实，Word中的页面设置选项，包括页边距（上下左右边距，装订线跑页边界距离，装订线位置，页眉页脚距页边界距离，对称页边距离，拼页）、纸张类型、纸张方向（纵向和横向）、版式（节的起始位置，页眉页脚，垂直对齐方式，行号，边框）、文档网格设置（字体设置，绘图网格设置，文字排列方向）等都可以有3中应用范围：本节、插入点之后、整篇文档。

二十二、妙用样式“管理器”

不知我们有没有遇过这样情况：在网上发现几篇好的文章，没有下载，直接用复制、粘贴到一个Word文档中。如果你只是用来看看，也没什么关系；但是想要打印出来，你会发现文档里字体、段落、大小等等各不相同，还有许多是以表格的形式出现，很难看。现在你点击“样式”下拉菜单，能看到标题、Web文、超级链接、正文等等不同样式。如果你一个一个文档进行调整，非常浪费时间.其实有一个很简单快捷的方法：点击“格式”菜单，打开“样式”选项，在样式窗口里点击“管理器”，在管理器样式里有两个窗口，左边窗口是你的文档里应用的所有格式，右边窗口是个公用模板样式。你只需在左边窗口把多余的样式删掉，那么整个文档就会始终如一。在Word 2002中可以通过“样式和样式”任务窗格进行。单击样式名右侧的下拉箭头，选择删除命令即可，在删除提示对话框中单击“确定”即可。

二十三、页眉竖排

在Word中，不管是横排版面或竖排版面，默认情况下都只能插入横向页眉，采用下列方法可以在Word中插入竖排页眉，甚至是任意位置、任意形状的页眉。

单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，进入页眉编辑状态；单击绘图工具栏上的文本框工具（或其它图形工具），在版面的任意位置处绘出一个用来放置页眉的文本框；在文本框内插入用来制作页眉的图形和文字；在正文区域双击，退出页眉编辑状态。一个任意位置处的页眉就设置好了。

由于是在页眉编辑状态下输入的，所以它也同样具备页眉的属性，即会在每一页出现。根据同样的原理，我们大可以将一些在多个页面中重复出现的元素放在页眉状态下输入，这样既避免了重复输入之苦，又能保持格式的统一。